Procesoptimering

Fordelene ved at optimere forretningsprocesser

Din organisation er i konstant konkurrence og står over for trusler fra andre virksomheder, forstyrrende teknologier og løbende ændringer i markedet.
Optimering af forretningsprocesser giver mange fordele, der kan hjælpe din virksomhed med at holde sig flydende i tidevandsbølgerne af ændringer, såsom:

• Ajourføring med markedet
• Strømlinede operationer
• Reducerede risici
• Godt udnyttede ressourcer
• Konsistens
• Sikker kvalitet
• Synlighed fra ende til ende

Identifikation af behovet for procesoptimering

Først skal vi identificere, hvilket procesoptimeringsbehov, der findes i din virksomhed. Tænk på en proces i din virksomhed, der koster dig mere end den burde, som fremkalder kundens utilfredshed eller endda stress mellem medarbejderne.

Stil nu spørgsmål om denne proces med det formål at klarlægge, hvad der er kernen i processen, de uforanderlige genstande.

• Hvad er det endelige formål med processen? Hvad skal resultatet være?
• Hvor starter og slutter processen?
• Hvilke aktiviteter er en del af processen, der gennemgår stadierne?
• Hvilke afdelinger og personer er involveret?
• Hvilke oplysninger rejser mellem trin?

I denne fase undersøger vi, hvad der er processen, og ikke hvordan vi gør det.

Rethink – tænk det grundigt igennem

Det er tid til at kortlægge processen, hvor man grundigt tænker over, hvordan man udfører hvert trin, hvordan processen flyder, hvad der kan procesoptimeringen til dette flow. Stil dig selv og dit team disse spørgsmål:

• Er der en bedre måde at udføre denne proces på?
• Hvordan udføres denne proces nøjagtigt?
• Hvor meget papir (for eksempel) bruger denne proces?
• Hvor lang tid tager processen at færdiggøre?
• Hvor meget tid går der tabt ved omarbejdning og fejlkorrektion?
• Hvor stopper processen?

Implementering

Efter at have belyst processen i det uddybende detaljeringsniveau og identificeret ændringsmulighederne sammen med forbedringsbehovene, er det på tide at anvende processen.

Det er vigtigt for den nye proces, at alle omfavner den, implementerer ændringerne og selvfølgelig forstår dem.

På den måde kan vi tjekke for resultater, samle data og se om forbedringerne er reelle eller ej. Det kan ske, at processen ikke slutter, som vi forventede, at personalet ikke vænner sig til det eller at implementeringen ikke blev udført korrekt, så det er nødvendigt at gennemgå hele processen igen, finjustere og fastsætte den nye korrigerede proces.

Automatisér processerne

Man bør altid overveje, hvordan man kan automatisere de processer, der viser sig at fungere.

Hvis man har fokus på automatiseringen i sin procesoptimering, så vil virksomheden kunne se resultaterne i form af omkostningsreduktion, forebyggelse af fejl, nedskæring af spild og evt. produktionsstigning.

Overvåg processerne

Gennem hele procesoptimeringen: Overvåg, overvåg og overvåg. Efter implementeringen finder du helt sikkert nye forbedringspunkter og flaskehalse. Identificér dem, gentænk processen, implementer den tilrettede proces og automatiser alt hvad der er muligt.

Som alle processer i forretningsprocesstyring er dette et cyklisk projekt. Hvis det udføres kun én gang, vil det ikke bringe nogen varig løsning til din organisation. 

Hvis det er indbygget i virksomhedens kultur, vil det mærkes på kundernes tilfredshed, medarbejdernes lykke og en overlegen lønsomhed.

Sørg for at kigge efter en pålidelig software, når du optimerer dine virksomhedsprocesser. Resultaterne er kun værdifulde, hvis processen fungerer tilfredsstillende.

En platform til procesoptimeringen

Den digitale del kan ikke stå alene, men det kan være en del af processen - simuleringsmodellering tillader analyse og udvikling af optimale forretningsprocesser med minimal forstyrrelse i eksisterende arbejdsgange.

Ved hjælp af simuleringsmodeller er der mulighed for at teste ideer og kombinationer mod forskellige mulige løsninger uden at berøre den aktuelle arbejdsproces i virksomheden.

Processoftwaren er med til at simulere mulige idéer til dit nuværende setup og kan bruges til evaluere aktuelle processer, forfine og udvikle nye metoder.

Brugen af simuleringssoftware til udvikling af forretningsprocesser er nøglen til detaljeret analyse og løsningsudvikling i din organisation.